店舗業務の効率化

慢性的な人手不足のなか、従業員に対する充分な教育をするゆとりがない、といった状況下なる接客業の店舗も多いかもしれません。職場環境に不満を感じて辞めていく従業員が多いと、ただでさえ時間やゆとりが不足している店舗運営を改善することはさらに難しくなるでしょう。

この状態は、言わば負のスパイラルに突入してしまっている状況です。より健全な店舗運営を目指すためにはどのような方法があるのでしょうか。

業務効率を向上させるための対策を講じるにあたって、「ECRS（イクルス）の原則」が役に立つでしょう。ECRSとは、業務改善を実現するために求められる考え方を時系列に英単語で4つ並べ、その頭文字を合わせた表現です。
それぞれ、「Eliminate：排除/Combine：結合と分離/Rearrange：入替えと代替/Simplify：簡素化」の意味を持つ単語の並びから構成されています。

ECRSの原則は、もともとは製造業の生産性向上を実現するために生まれた考え方です。内容はつぎのとおりです。

• Eliminate：排除

特に顧客満足度などの観点において支障が生じない作業を業務から排除してしまうという考え方です。過剰なサービスや定時報告、資料作成など、見直してみると実は無駄だった作業が見つかることがあります。それらの作業を排除し、本当に必要な作業に割く時間や労力を確保するのです。

• Combine：結合と分離

次に行うべきは、性質が似ている業務を一つにしたり、あるいは「これまでまとめて扱っていたけれども、性質が異なる複数の業務」があれば、それらを分離していくことです。たとえば、商品を補充する作業と陳列作業をばらばらに行うことが効率を低下させているのであれば、それらを「結合」するようにします。

• Rearrange：入替えと代替

作業プロセスを見直し、作業を行う順番を入れ替えることで効率化を目指します。

• Simplify：簡素化

最後に、作業プロセスを簡素化。つまり、もっとシンプルに作業を行えないか、といった点について検討します。たとえば、情報のシェアをオンライン化することで、簡素化が可能になる場合などもあります。

売上管理や勤怠管理などに関しては、ツールも活用していくことで人的工数の削減につなげられることがあります。ちなみに、ここで言う「ツール」とは、店舗管理システムと呼ばれるデジタルツールのこと。さまざまな管理作業をシステムと連携することで、複数店舗の管理業務の標準化が可能になります。また、在庫除法や売上をリアルタイムで確認できるため、今後の売上アップのための戦略にもつなげやすくなるでしょう。

さらに、ツール導入は勤怠管理の効率化にもつながります。アナログな方法で集計作業やシフト作成をしていると、その煩雑さからかなりの手間がかかるだけでなく、ミスも発生しやすくなります。店舗管理システムを用いることで、そのような問題点も解決できるようになります。

接客業務の効率化において注目したいのが、「自動精算機」の導入。自動精算機がもたらす業務効率化のポイントについて見ていきましょう。

近頃は、現金だけでなくクレジットカードや電子マネーを用いた決済方法も一般的になっています。さまざまな決済手段に対応している自動精算機があれば、よりスピーディーな精算業務が可能になるでしょう。また、会計の待ち時間が少なくなるため、お客さんにとってもメリットが。店舗とお客さん、どちらにとってもメリットが生まれるため、単なる業務の効率化には留まらない魅力があります。

自動精算機があれば、お客さんは自分で会計処理を済ませられるようになるため、精算業務にかける人手を削減できます。よって、これまでかかっていたレクチャーなどの教育にかかる時間も削減でき、従業員教育の効率化が期待できます。

業務効率化を実現することで、店舗運営において時間的なゆとりが生まれます。その分を接客の充実やサービスの質向上に充てられるようになるため、結果的に顧客満足度アップにつなげることが可能になるのです。業務効率化は、単に店舗側の負担を減らすだけでなく、来店するお客さんにとっても良い方向に作用します。双方にとってのメリットを生み出すことからも、店舗運営のなかでも特に意識したい課題だと言えるでしょう。